Curiosidades de Microsoft 365
Te contamos todo lo que no sabías sobre Microsoft 365

Aunque Microsoft 365 se ha convertido en una de las plataformas más utilizadas en el mundo empresarial, sigue escondiendo numerosos detalles técnicos que sorprenden incluso a administradores con experiencia. Más allá del conocido Modelo de Responsabilidad Compartida, existen aspectos del funcionamiento de la suite que pueden marcar la diferencia en la protección del entorno.
La doble papelera de reciclaje en SharePoint y OneDrive
Pocos usuarios saben que la papelera de reciclaje de SharePoint y OneDrive tiene dos niveles. Los objetos eliminados definitivamente tras este periodo —que varía según la configuración— ya no pueden ser recuperados por Microsoft. Este comportamiento suele confundir a muchos administradores, que asumen que los datos permanecen accesibles indefinidamente.
Gestión de versiones en Exchange Online
Otra particularidad importante se encuentra en Exchange Online, especialmente en la gestión de versiones de correos cuando se editan adjuntos directamente desde la nube. Es común que los usuarios crean que todas las versiones quedan guardadas, pero el sistema puede sobrescribirlas según la aplicación utilizada. Esto puede suponer pérdida de información crítica si no se tiene un control adecuado.
Archivos de Microsoft Teams: no todo está en Teams
Muchos desconocen que Teams no almacena los archivos de manera local dentro de la plataforma. En realidad, se apoya en SharePoint y OneDrive para gestionar los documentos enviados en chats y canales. Esto significa que un incidente en SharePoint puede afectar a equipos completos, aunque los usuarios nunca hayan accedido directamente a esa plataforma.
Limitaciones en los logs de auditoría
Los logs de auditoría de Microsoft 365 son muy potentes, pero no conservan información indefinidamente. La retención depende del tipo de licencia y, en muchos casos, no supera los 90 días. Para un departamento de IT, esta limitación representa un riesgo a la hora de reconstruir incidentes o investigar accesos indebidos.
Replicación geográfica vs. backup tradicional
Una de las curiosidades más técnicas es cómo Microsoft replica los datos entre centros de datos. No se trata de un backup tradicional, sino de replicación geográfica. Esto significa que los errores, eliminaciones o incluso cifrados también se replican automáticamente. En otras palabras, alta disponibilidad no equivale a protección frente a la pérdida de datos.
La importancia de soluciones externas
Estas particularidades hacen que la gestión de Microsoft 365 requiera vigilancia constante, y refuerzan la necesidad de contar con soluciones externas que complementen lo que Microsoft ofrece… y lo que explícitamente no cubre.
Microsoft es muy claro en su documentación oficial: su responsabilidad se limita a garantizar la disponibilidad del servicio, la resiliencia de la infraestructura y la continuidad operativa. La protección, conservación, recuperación y retención de los datos es responsabilidad del cliente.
Por ello, Microsoft advierte que no ofrece un sistema completo de copias de seguridad, restauraciones granulares ni retención ilimitada, recomendando siempre el uso de soluciones externas para mantener la integridad de la información. Este marco, conocido como Modelo de Responsabilidad Compartida, define claramente que Microsoft protege el servicio, mientras que la organización protege sus datos.










